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Outsourcing: qué es, cómo funciona y sus beneficios para las empresas

El outsourcing, también conocido como subcontratación, es una solución empresarial que consiste en externalizar determinadas tareas y actividades para reducir la carga de trabajos realizados de forma interna. Su objetivo es reducir costes a la vez que se multiplica el alcance del negocio y se aumenta la rentabilidad.

A través del outsourcing, las empresas encargan a terceros la realización de funciones propias de la empresa, básicas o no. Incluso pueden subcontratar la prestación de determinados servicios a sus propios clientes. Se trata de una estrategia empresarial que puede generar grandes beneficios si se ejecuta de forma eficiente.

Subcontratar especialistas sirve, en muchos casos, para mejorar áreas con problemas de productividad. De esta manera se puede optimizar el rendimiento general de la empresa sin realizar ampliaciones de plantilla ni invertir grandes cantidades de dinero. De hecho, recurrir a servicios de outsourcing supone una importante reducción de los gastos.

Existen otros beneficios del outsourcingpara las empresas, los cuales detallamos más adelante. ¿Quieres conocerlos? Sigue leyendo este post y descubre cómo aplicar el outsourcing en una empresa.

Qué es el outsourcing

Antes de adentrarnos en el concepto de outsourcing, comencemos por descifrar etimológicamente la palabra. Se trata de un anglicismo formado por la palabra out, que en español significa “externo”; y sourcing, que se traduce como “abastecimiento”. Por lo tanto, la traducción literal del término outsourcing es “abastecimiento externo”.

Sin embargo, en el ámbito empresarial de nuestro país, son comúnmente utilizadas las denominaciones de “externalización”, “tercerización” o “subcontratación”. Aclarados los términos, conviene advertir que el outsourcing no siempre se lleva a cabo de la misma manera.

Por un lado, la modalidad outsourcing freelance se refiere a aquellos servicios puntuales que presta un trabajador independiente para una empresa que quiere subcontratar determinadas tareas o proyectos.

Por otro lado, las agencias de outsourcing se caracterizan por ofrecer un equipo de especialistas en áreas específicas, con conocimientos y experiencia contrastada. Normalmente, estas agencias son subcontratadas por empresas  para que se ocupen de tareas o proyectos de larga duración o con un cierto nivel de complejidad.

En esencia, el modelo outsourcing es un recurso corporativo con el que se delega en otras empresas y profesionales la realización de tareas secundarias de la empresa. Dicho de otro modo, se externalizan  servicios operativos que son periféricos y no constituyen la actividad principal de la empresa.

Para qué sirve el outsourcing

A grandes rasgos, el outsourcing es una estrategia funcional que sirve para liberar a la propia empresa de tareas rutinarias inherentes al funcionamiento del negocio. De esta manera la empresa contratante aminora la carga de trabajos transversales, que van desde el reclutamiento hasta capacitación del personal.

También sirve para ampliar el negocio, ya que, ante un crecimiento inesperado en el volumen de clientes, la empresa puede subcontratar a otras empresas para que atiendan a dichos clientes.

En resumen, el outsourcing puede flexibilizar presupuesto, disminuir costes, agilizar procesos y redirigir recursos y esfuerzo hacia la productividad de la actividad distintiva de la empresa. Todo ello en pro de mejorar el posicionamiento en el mercado. 

Beneficios del outsourcing para empresas

Recurrir a empresas de externalización de servicios se ha convertido en una alternativa que genera resultados positivos en cuanto a la mejora del desempeño productivo y competitivo. La subcontratación ofrece ventajas como: 

  • Ahorro de costes en manufactura, sueldos, equipos y maquinaria.
  • Reducción de gastos fijos.
  • Mejora en la calidad del producto o servicio.
  • Implementación de proyectos de negocio.
  • Innovación en los procesos productivos.
  • Posicionamiento en el mercado y mejora de la competitividad.
  • Sistematización de datos del personal.
  • Talentos especialistas ubicados en su área de conocimiento. 
  • Flexibilidad en el esquema organizacional.
  • Disponibilidad de recursos tecnológicos. 

Se está produciendo un crecimiento acelerado del outsourcing empresarial. Y en consecuencia, las empresas contratantes cada vez requieren más profesionales externos preparados para afrontar los nuevos retos que ofrece el mercado y su digitalización. Por eso es importante contratar servicios de outsourcing para empresas que sean eficientes y garanticen resultados.

Servicios de AcentoCoop

En AcentoCoop disponemos de profesionales especializados en distintas áreas y con amplia experiencia en la realización de servicios a través de la subcontratación

Ponemos a disposición de las empresas nuestra bolsa de empleo freelance. Gracias a ella, las empresas nos comunican el tipo de profesionales que están buscando y los requisitos que deben cumplir para afrontar los proyectos. 

Desde nuestra cooperativa de servicios, la cual cuenta actualmente con más de 1.000 profesionales asociados, buscamos al mejor profesional disponible para que se haga cargo del proyecto y nos ocupamos de todos los trámites legales, laborales y administrativos.

Desventajas del outsourcing

Lo primordial para evitar los riesgos de esta forma de contratación es verificar que los contratos de outsourcing contengan las cláusulas legales que aseguren el cumplimiento de las obligaciones por parte del proveedor de los servicios, así como las penalizaciones en caso de incumplimiento.

 Además hay que prever estas posibles desventajas:

  • Información confidencial. Debes saber qué procesos de la empresa no son adjudicables a proveedores de externalización. Asimismo, deberás confirmar que todo se haga bajo las políticas de protección de datos.
  • Ilegalidad de los proveedores de outsourcing. En caso de que los trabajadores que proporcionan los servicios no cumplan con las obligaciones legales, laborales y fiscales para prestar los servicios, corresponde a la empresa contratante cumplir con la legalización de los trabajadores tercerizados.
  • Eliminación de cargos laborales internos. El esquema de externalización supone una nenor 
  • Pérdida de control sobre la empresa. La empresa que contrata servicios de outsourcing debe implementar los sistemas de control adecuados y procurar que los servicios subcontratados no sobrepasen un cierto porcentaje de la actividad total de la empresa.
  • Dependencia del proveedor. El cliente de outsourcing depende del proveedor en el desarrollo de las tareas asignadas al outsourcing. Por este motivo, es muy importante encontrar proveedores que garanticen resultados y sean de confianza.

5 principios imprescindibles en la subcontratación

Para eliminar estos riesgos y desventajas, en AcentoCoop proporcionamos un servicio de subcontratación que se basa en los principios de comunicación, colaboración, eficiencia, confidencialidad y legalidad.

Descubre más sobre estos principios aquí.

Conociendo un poco más las ventajas y desventajas que ofrecen los servicios outsourcing, es momento de explicar cómo funciona.

¿Cómo funciona el outsourcing?

El proceso del outsourcing comienza cuando una empresa decide contratar servicios de otra empresa para que se encargue de algunas tareas específicas. Esta situación se plantea como solución viable a muchos inconvenientes que pueden interferir en la productividad corporativa.

De hecho, este esquema laboral optimiza y agiliza procesos empresariales que de otra forma serían un problema. Y es que el outsourcing funciona para cualquier área. Tanto para tareas y servicios específicos como para departamentos enteros y también para expansiones globalizadas.

El proceso continúa con la realización de un acuerdo. Hay que comunicar a la empresa que se va a contratar los objetivos esperados del área descentralizada, así como especificar los datos entregables para para tal fin. Este acuerdo también incluye el coste de los servicios contratados.

En este tipo de acuerdos, el cliente tiene voz sobre los resultados que quiere obtener, los objetivos que quiere alcanzar y la forma en que quiere recibir esos resultados del servicio. Sin embargo, las instrucciones específicas para la realización del servicio (procesos, metodologías, técnicas, herramientas, etc.) no tienen cabida en este acuerdo, ya que el proveedor es el especialista y portador de los conocimientos. 

A continuación se formalizan estos acuerdos a través de un contrato, el cual también debe reflejar otros puntos, como por ejemplo el derecho del cliente sobre las patentes o la propiedad intelectual. 

Tipos de outsourcing

Ahora bien, como respuesta a la extensa gama de servicios propuestos en la modalidad de externalización, se han esquematizado según sus características en diferentes tipos de outsourcing. Echa un vistazo para saber cuál es el apropiado para tu empresa.

  • Off-shoring: Es un esquema de contratación de servicios ubicados en países que ofrecen presupuestos más económicos.
  • In-site: Este modelo ejecuta los servicios contratados dentro de las instalaciones de la empresa.
  • Off-Site: La empresa contratada puede decidir desde qué locación ofrece el servicio.
  • Co-sourcing: En este caso, tanto la empresa de externalización como la contratista asumen los compromisos y riesgos de los procesos externalizados.
  • Out-tasking: En esta propuesta, la empresa de outsourcing adapta el servicio de acuerdo a las necesidades de los clientes y circunstancias del mercado.

Si bien es cierto que todos los tipos de outsourcing ofrecen soluciones mediante la externalización, cada uno de ellos funciona diferente. Para entender un poco más su comportamiento, veamos estos 10 ejemplos de outsourcing.

Ejemplos de outsourcing

La externalización es la práctica de aliviar la responsabilidad a la empresa para que centre su atención en acciones clave del Core business mientras las demás funciones están siendo atendidas de manera eficiente. Algnos ejemplos de outsourcing son:

Outsourcing financiero

Cuando se trata de elaborar planes estratégicos en base a la situación financiera actual de la empresa, se requiere personal cualificado y con un perfil muy concreto. Por ende, llevar este tipo de procesos a outsourcing suele ser la mejor alternativa.

Outsourcing contable

Las tareas contables requieren la atención de expertos en la materia. Si se descentraliza mediante un outsourcing, se puede ahorrar mucho dinero respecto a la opción de tener un cargo de contabilidad en la empresa. 

Outsourcing RRHH

Al externalizar esta tarea agilizamos los procesos de convocatoria, selección, evaluación y capacitación. Las necesidades de contratación y captación de talento suelen aparecer en momentos puntuales, por lo que no suele salir rentable tener empleados fijos en dicha área. En estos casos, lo mejor es recurrir al outsourcing de Recursos Humanos.

Outsourcing informático

El outsourcing informático es una práctica muy habitual para el mantenimiento periódico de los equipos, redes y sistemas informáticos de la empresa. También se utiliza cuando se requiere implementar o desarrollar software y la empresa no dispone de especialistas en ese campo. También se llama outsourcing IT.

Outsourcing administrativo 

Las tareas administrativas son densas y complejas y suponen un gran porcentaje de la carga total de trabajo. Por ello, externalizarlas ahorra un tiempo muy valioso a las empresas. Además, permite enfocarse en objetivos estratégicos y de negocio.

Outsourcing de marketing

Se trata de un recurso para dejar en manos de especialistas el posicionamiento de nuestro producto en el mercado. Debido a la complejidad del marketing, normalmente es necesario recurrir a agencias multidisciplinares que se ocupen de todas las áreas del marketing: estudios de mercado, diseño y desarrollo de producto, planes y estrategias de marketing, promoción, etc.

Sin embargo, empresas pequeñas y pymes también suelen subcontratar a profesionales freelance para llevar a cabo determinadas funciones dentro del área de marketing: publicidad en redes sociales, publicidad de Google, copywriting, diseño gráfico y multimedia, producción audiovisual, campañas de email marketing, consultorías SEO, creación de contenidos SEO, búsqueda de partners, campañas de afiliación, etc.

Outsourcing de publicidad

Consiste en externalizar la concepción y el desarrollo de las campañas publicitarias de la marca y los productos de la empresa.

Outsourcing de comunicación

Este tipo de subcontratación sirve para delegar en otras empresas y/o profesionales la gestión de los procesos de comunicación corporativa: relación con medios de comunicación, creación de contenidos para su utilización en la comunicación con los clientes, partners y proveedores, escritura de speech, creación de presentaciones para conferencias o reuniones, etc.

Outsourcing de App

Pueden ser servicios tecnológicos bajo demanda para el desarrollo de aplicaciones o mejoras de las mismas. Pero también pueden ser servicios tecnológicos recurrentes que aseguren la disponibilidad y el funcionamiento correcto de las aplicaciones de la empresa.

Outsourcing industrial

Se trata de subcontratar la realización de funciones de gran complejidad en empresas industriales, como pueden ser la producción, la logística o el desarrollo y el mantenimiento de la tecnología. Un subtipo muy habitual es el outsourcing textil.

Outsourcing de eCloud y Big Data

Muchas empresas no tienen los recursos para hacerse cargo ellas mismas del almacenamiento y gestión de sus propios servidores. Por ello, recurren a empresas de outsourcing especializadas en servicios de e-cloud y big data.

Outsourcing de Ventas, Call Center y Telemarketing

Si necesitas equipos de venta externos que te ahorren la necesidad de tener tu propio departamento de venta, esta opción es la ideal. También pueden ser equipos o profesionales que te presten apoyo en telemarketing durante campañas puntuales.

Outsourcing de personal de limpieza

Es una externalización muy usada en empresas de todo tipo como entidades bancarias, hospitales, salones de fiesta y muchos más. 

Outsourcing Marketplace

Se trata del externalizar las ventas online al estilo de Amazon, que junto a Mercado Libre y Google Shopping son un exitoso y claro ejemplo de Outsourcing Marketplace.

Outsourcing de seguridad privada

Consiste en subcontratar al personal de seguridad que se encarga de la vigilancia, protección y supervisión de espacios.

La lista de ejemplos de outsourcing es interminable pero los 14 anteriores son los outsourcing más usados.

¿Cuándo recurrir al outsourcing?

La duda particularmente asalta a la comunidad pyme (pequeña y mediana empresa). Pero son precisamente los outsourcing los aliados perfectos para el crecimiento y mantenimiento de un negocio que está comenzando.

Sin embargo, muchas grandes empresas también requieren de estos servicios y hacen uso de ellos porque realmente sus beneficios superan las desventajas.

Las situaciones en las que es más aconsejable optar por el outsourcing son:

-Cuando necesitas abordar un problema puntual que no requiere la contratación de personal fijo.

-Cuando necesitas ahorrar costes y aumentar la rentabilidad.

-En caso de que necesites liberar a tu propio personal de ciertas tareas que provocan retrasos e improductividad para que así puedan asumir tareas de mayor relevancia.

-Cuando necesitas realizar una actividad compleja y careces de personal cualificado para llevarla a cabo.

-Cuando detectas que un área de tu empresa necesita una especial atención.

-En el momento de empezar un proceso de transformación o mejora de la empresa para el cual necesitas servicios especializados de consultoría.

-Cuando quieres expandir la empresa hacia otros lugares a nivel nacional o internacional.

En realidad, cualquier proceso empresarial es susceptible de utilizar el outsourcing como solución. La clave es asegurarse de contratar a una empresa diligente y capacitada y no externalizar tareas intrínsecas al Core Business (negocio principal y su dirección).

Principios de AcentoCoop

Comunicación

Nos aseguramos de que la comunicación con el cliente sea efectiva y fluida en todo momento para entender sus necesidades y proporcionarle un servicio a medida.

Colaboración

No solo prestamos un servicio a nuestros clientes, sino que colaboramos con ellos, en caso de que nos lo soliciten, para proponer mejoras y sugerir cambios que puedan ser beneficiosos para la realización óptima del servicio

Eficiencia

Trabajamos para garantizar un servicio eficiente que se ajuste a los tiempos establecidos y a los estándares de calidad solicitados. 

Confidencialidad

Nuestros servicios aseguran el pleno cumplimiento de las políticas y leyes de confidencialidad de la información y protección de datos.

Legalidad

Nuestros profesionales, como socios trabajadores de la cooperativa, cuentan con todos los seguros, protecciones y certificados necesarios para la realización de los servicios. Asimismo, la cooperativa cumple con todas sus obligaciones fiscales y tributarias.

Cómo ofrecer servicios de outsourcing

Si quieres ofrecer servicios de outsourcing como freelance, estás en el lugar indicado. Con Acento puedes trabajar como profesional independiente para diversas empresas sin necesidad de ser autónomo. Nosotros nos ocupamos de todas las tareas administrativas, laborales y fiscales. En este link puedes encontrar toda la información.

Formando parte como socio trabajador de AcentoCoop accedes a nuestra bolsa de empleo, en la que podrás recibir ofertas de empleo freelance.

Con AcentoCoop también puedes facturar trabajos que encuentres por tu cuenta y colaborar con otros profesionales para asumir proyectos de mayor entidad. Además te ayudamos en la comunicación de tus servicios y tu talento dándote difusión través de nuestros canales.

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